Gransknings- och godkännadeprocess

Granskningsprocessen är en integrerad del av leveransprocessen. Den inleds först när stegen ”Planera leverans” och ”Förbered leverans” är genomförda. Bildtext: Sammanfattning av huvudaktiviteter i processen med stämplar i överkant och statushantering i nederkant.

Bildtext: Gransknings- och godkännandeprocess. Flödesschema med simbanor för roller och uppdelning i processens olika aktiviteter utefter färg. Gul – Förbered granskning, Grön – Granskningsperiod och -möte, Röd – Inarbeta åtgärder, Blå – Avsluta granskning. Stämpel i Bluebeam och statushantering framgår av kopplingarna. PrL och BFI är ansvariga parter enligt värdelista.

Granskningen initieras av leverantören som är ansvarig för en leverans enligt projektets gällande tidplan. Innan granskningen kan påbörjas ska leverantören ha genomfört och dokumenterat egenkontroll och interngranskning i enlighet med företagets rutiner, samt kravuppfyllnad med bevis i Polarion. Leveransen ska vara dokumenterad som ett leveransärende i Jira för det aktuella projektet.

Leverantören levererar ett granskningspaket till angiven plats i ACC. Granskningspaketet ska inkludera:

• Gransknings-PM
• ifylld egenkontroll
• handlings- och ritningsförteckningar
• Handlingar med status ”FÖR GRANSKNING”.

Projekteringsledaren ansvarar för att ta fram Gransknings-PM och distribuera detta i god tid inför granskningen. PM:et ska även innehålla ansvarsfördelning mellan granskare, vilket dokumenteras i en särskild tabell.

Projekteringsledaren kallar till ett startmöte där granskningsförutsättningarna, innehållet i granskningspaketet samt användningen av granskningsverktyg såsom Bluebeam presenteras. Informationssamordnaren ansvarar för att sätta upp granskningssessionen i Bluebeam och bjuda in deltagare enligt förteckning i Gransknings-PM.

Aktiviteten avslutas efter att:

• Leveransärende i Jira uppdaterat
• Ifylld Gransknings-PM i ACC mapp ’Granskningshandling’
• Granskningshandlingar levererade med status ’FÖR GRANSKNING’
• Granskningspaket förberett i Bluebeam och inbjudan utskickat till granskningsdeltagarna

Projekteringsledaren kallar till granskningsmöte där leverantör och granskare gemensamt går igenom granskningskommentarer och beslutar vilka justeringar som ska göras. Granskningsmötet leds av projekteringsledaren och syftar till att besluta om föreslagna åtgärder ska åtgärdas eller avvisas. För att få till ett effektivt och produktivt möte ska granskarna ha lämnat in sina granskningskommentarer så att leverantören har haft möjlighet att titta på det innan mötet. Tider för detta anges i Gransknings-PM. Beroende på granskningspaketets storlek och komplexitet kan det vara effektivare att boka in fler möten med färre deltagare.

Leverantören ska förbereda sig inför granskningsmötet genom att besvara granskningskommentarer och föreslå en lämplig åtgärd. Leverantören skriver ett svar och ändrar status på kommentaren till ”Ska åtgärdas” eller ”Avvisad”.

Projekteringsledaren går igenom lämnade kommentarer, svar på kommentarer och kontrollerar granskade kommentarer och sammanställer resultat och dokumenterar åtgärder inför granskningsmötet.

Alla granskningskommentarer, dess status och svar på kommentarerna ska dokumenteras i det aktuella granskningsverktyget.

Aktiviteter granskningsperiod och -möte avslutas efter att

• Startmöte genomfört
• Granskningsmöte genomfört
• Samtliga granskningskommentarer dokumenterade i Bluebeam session
• Samtliga granskningskommentarer hanterade och har annan status än ’Ny kommentar’
• Förslag till åtgärder finns dokumenterade och beslutade av projekteringsledare

Leverantören ansvarar för att åtgärda handlingarna i enlighet med fattade beslut. När åtgärder är utförda ska kommentarernas status uppdateras till ”Har åtgärdats”. De åtgärder som är av en sådan art att de kräver en ny omgång granskning markeras med status ”Ny granskning”. Projekteringsledaren fattar beslut om ny granskningsomgång och meddelar om detta till leverantör, informationssamordnare och granskare.

Projekteringsledare kontrollerar att åtgärder inarbetats.

Aktiviteten avslutas efter att

Leverantören har åtgärdat handlingar utefter beslutade ändringar i granskningen Samtliga granskningskommentarer har status ’Avvisas’, ’Har åtgärdats’, ’Annat forum eller skede’,

När granskningen är avslutad så är det projekteringsledaren som godkänner handlingarna för distribution och uppdaterar Jira leveransärendet. Informationssamordnaren skapar granskningssammanfattning från det aktuella digitala verktyget. Granskningssammanfattningen sparas tillsammans med granskningshandlingen i ACC.

Leverantör levererar handlingar till den gemensamma datamiljön med status ’GODKÄND’ enligt leveransprocessen.

Aktiviteten och gransknings- och godkännandeprocessen avslutas efter att

• Granskningen är avklarad i Jira leveransärende
• Samtliga granskningskommentarer och svar finns dokumenterade i Bluebeam session
• Granskningssammanfattning uppladdad i ACC mapp ’Granskningshandling’
• Granskningshandlingar och granskningssammanfattning klar för distribution

Alla leveranser administreras i Jira, där ett eller flera leveransärenden skapas beroende på omfattningen och antalet dokumentägare. Leveransärenden innehåller central information såsom, sammanfattning, leveransplats, ansvarig för leverans granskningsdeltagare och leverans- och granskningsdatum. Granskningen sker enligt en fastställd granskningsprocess, ofta med stöd av externa verktyg som Bluebeam.

Leveransärenden hanteras i rätt Jira-projektyta enligt WBS-strukturen, och sammanställs på en gemensam leveranstavla samt i respektive projekt. Användare ser endast de ärenden de har behörighet till.

Leveransprocessen i Jira följer ett tydligt arbetsflöde från initiering och dokumentförteckning till granskning, godkännande och avslut.

• Registrerad – Leveransen är skapad och informationen är registrerad i Jira.
• Under granskning – Leveransen granskas enligt överenskommen granskningsprocess.
• Utförd leverans – Granskningen är klar och leveransen är slutförd.