Projekten skall nyttja Autodesk Construction Cloud som fildelningsportal.

Mappstruktur

Mappstrukturen är statisk och är primärt indelad utifrån projektets WBS, projektens kärnprocess och i kombination med anvisning enligt Nationella Riktlinjer för livscykelinformationshantering. Mappstrukturen ska upprättas före projekt, delprojekt eller uppdrag startas och får endast ändras i samråd med projektets informationssamordnare.

Arbets- och leveransmaterial ska ej blandas i en och samma mapp, se mappstruktur uppdrag och ansvarig part.

Mappstruktur för programgemensam (Endast synlig för beställare)

Ett antal huvudmappar är specificerade nedan:

• Verksamhetssystem
• Programsamordning
• Programledning & stab

Verksamhetssystemsmappen innehåller styrande-, stödjande- och malldokument för genomförandet av programmet.

Programsamordning innehåller följande undermappar och exempel på innehåll. Mappstrukturen ska användas för att dela gällande underlag eller arbetsmaterial för samarbete inom programmet. Notera att det är dokument med innehåll som relaterat till programmet och inte ett specifikt projekt. Se mappstruktur för projekt för projektspecifika dokument:

• Integration – Statusrapporter (Månadsrapport, kvartalsrapport), funktionsplaner,
• Omfattning – Omfattningsbeskrivning, kravspecifikation, kravspecifikation (Gällande avtal ska registreras i VA SYD avtalsdatabas. Gällande kravhantering i VA SYD system Polarion.)
• Tid – Tidplaner, huvud- och deltidplaner, projekteringstidplan. Gällande tidplan i Primavera.
• Kostnad – Kostnadsuppföljning, CBS. (Faktura och fakturaunderlag finns i VA SYD system Ekot. Särskild behörighetshantering kan göras för affärskänsliga dokument.)
• Kvalitet – Kontrollprogram, granskningskopior för programövergripande dokument. (Avvikelser ska registreras i VA SYD avvikelsehanteringssystem SHEQ.)
• Miljö –   (Avvikelser ska registreras i VA SYD avvikelsehanteringssystem SHEQ.)
• Organisation – Organisationsplan, kontaktlista, CV.
• Kommunikation – Kommunikationsplan, mötesplan, mötesanteckningar och protokoll, presentationer, rapporteringsdokument t.ex. månadsrapport. (Ärendehantering sker i Jira.)
• Risk – Riskregister, riskanalyser. (Riskhantering sker i Predict.)
• Upphandling – Upphandlingsplan, upphandlingsunderlag, anbud, offerter. (Upphandlingar publiceras i upphandlingssystemet TendSign. Sekretessklassade dokument ska hanteras under Konfidentiella mappar.)
• Intressenter – Intressentförteckning, intressentplaner, intressentanalyser.
• Tillstånd och avtal –  (Tillsvidareavtal ska registreras i VA SYD diariesystem.)
• Arbetsmiljö –  (Avvikelser ska registreras i VA SYD avvikelsehanteringssystem SHEQ.)

Programledning & stab innehåller är uppdelad enligt organisationen för programledning och -stab. Det är respektive parts arbetsyta och ansvaras av den organisationen.

Mappstruktur för projekt

Ett antal huvudmappar är specificerade nedan:

• Projektledning (Endast synlig för beställare)
• Delprojekt (Endast synlig för beställare)
• Skede enligt kärnprocess (Endast synlig för beställare)
• Uppdrag (Synlig för beställare och avtalad leverantör)

Projektledningsmappen (PL) innehåller följande undermappar och exempel på innehåll:

• Integration – Projektens genomförandeplan, delgenomförandeplan, mottagningsplan, överlämningsplan, projektmål, dokument för grindbeslut och KPI-dokument.
• Omfattning – Projektens omfattningsbeskrivning, kravspecifikation, WBS, arbetsorder, gränssnittsöverenskommelse, gränssnittsbeskrivning, kontraktsdokument, avtal, ändringsbegäran, ändringsorder, ändringslogg, kravspecifikation, projekteringsförslag, projekteringsplan, utredningsplan, utredningsförslag (Gällande avtal ska registreras i VA SYD avtalsdatabas. Gällande kravhantering i VA SYD system Polarion.)
• Tid – Tidplaner, huvud- och deltidplaner, projekteringstidplan. Gällande tidplan i Primavera.
• Kostnad – Kalkyler, faktura, dagbok, tidrapport, budget, kostnadsuppföljning, ATR, CBS, slutkostnadsprognos. (Faktura och fakturaunderlag finns i VA SYD system Ekot. Särskild behörighetshantering kan göras för affärskänsliga dokument, se mapp 99 Konfidentiell.)
• Kvalitet – Kontrollprogram, kontrollplan, avvikelserapport, avvikelselogg, granskningsrapport, granskningsprotokoll, egenkontroll, revisionsplan, revisionsrapport, checklistor. (Avvikelser ska registreras i VA SYD avvikelsehanteringssystem SHEQ.)
• Miljö – Miljöplan, kontrollplan miljö, avfallsplan, tillbudsrapport, produktvalsanalys, kemikalieförteckning, masshanteringsplan, säkerhetsdatablad, drivmedelsförteckning, fordons- och arbetsmaskinsförteckning. (Avvikelser ska registreras i VA SYD avvikelsehanteringssystem SHEQ.)
• Organisation – Organisationsplan, kontaktlista, CV, resurslista.
• Kommunikation – Kommunikationsplan, mötesplan, mötesanteckningar och protokoll, presentationer, rapporteringsdokument t.ex. månadsrapport. (Ärendehantering sker i Jira.)
• Risk – Riskregister, riskanalyser. (Riskhantering sker i Predict.)
• Upphandling – Upphandlingsplan, upphandlingsunderlag, anbud, offerter. (Upphandlingar publiceras i upphandlingssystemet TendSign. Sekretessklassade dokument ska hanteras under Konfidentiella mappar.)
• Intressenter – Intressentförteckning, intressentplaner, intressentanalyser.
• Tillstånd och avtal – Ansökan, anmälan, tillstånd, intyg, bygglov, rivningslov, miljötillstånd, trafikplaner, arbetsområde, detaljplan, störnings- och skadehantering, fastighetsavtal. (Tillsvidareavtal ska registreras i VA SYD diariesystem.)
• Arbetsmiljö – Arbetsmiljöplan, skyddsrond, tillbudsrapport, dokumentation av planering och utförda arbetsmiljömoment. (Avvikelser ska registreras i VA SYD avvikelsehanteringssystem SHEQ.)

Skede & delprojektmappen (DP) innehåller följande undermappar och exempel på innehåll:

• Delprojektledningsmappen (DPL) (Endast synlig för VA SYD beställarorganisation):
  • Se mappstruktur projektledning.
• Förstudie:
  • Programhandling – Handling som redovisar krav på den slutliga produkten.
    • Se mappstruktur uppdrag.
• Utredning och projektering:
  • Systemhandling – Handling som redovisar utformning, utrymmen och lösning för tekniska system.
    • Se mappstruktur uppdrag.
• Bygg:
  • Bygg- och tillverkningshandling – Handling som redovisar avsett utförande. Handling som redovisar avsett utförande för tillverkning.
    • Se mappstruktur uppdrag.
  • Produktion – Inmätningar, avvikelser från bygghandlingar, produktdata, manualer, produktblad, information för handhavande och underhåll, etc.
    • Samordning – Delgivning och samordning av administrativa filer mellan VA SYD och leverantör.
    • Entreprenadledning – Tidplan, ekonomi, m.m.
    • Delat – Kvalitetsdokumentation, kontroller, provningar.
      • Mapp per ansvarig part – Modell, ritning, dokument, t.ex. underlag till projektering för inarbetning av inköpta varor.
    • Mapp per leverans – t.ex. projektleveranser och relation.
      • Projektleverans – Samling dokumentation som framtagits under projektet.
      • Underlag till relation – Inmätningar, avvikelser från bygghandling, produktdata, etc.
      • DoU-instruktioner – Manualer, produktblad, information för handhavade och underhåll, etc.
  • Relationshandling – Handling som redovisar faktiskt utförande.
    • Se mappstruktur uppdrag.
• Driftsättning
  • Förvaltningshandling – Handling av teknisk karaktär för drift och underhåll

Uppdragsmappen innehåller följande undermappar och exempel på innehåll:

• Samordning – Delgivning och samordning av administrativa filer mellan VA SYD och leverantör.
• Delat – Information med status PRELIMINÄR, FÖR GRANSKNING och GODKÄND från respektive ansvarig part.
  • Mapp per ansvarig part – Modeller, ritningar, dokument.
• Leveranser – Information med status FÖR GRANSKNING och GODKÄND från respektive ansvarig part.
  • Mapp per ansvarig part – Modeller, ritningar, dokument.

(Figur: Paket i ACC för att gruppera filers specifika versioner för granskningshandling och slutleverans.)

Ansvarig part innehåller följande undermappar och exempel på innehåll:

• Ansvarig part – Exempelvis A, K, N.
  • Admin – Administrativa dokument.
  • Topologisk – Placerings-/ topologisktorienterade modeller, ritningar och tekniska dokument.
  • Funktion – Funktionsorienterade modeller, ritningar och tekniska dokument.
  • Extern – Filer från externa källor som behåller sina originalfilnamn.